Los sistemas de información desde la perspectiva de los negocios.
Desde el punto de vista de los negocios, un sistema de información es
una solución organizacional y administrativa, basada en tecnología de la
información a un reto que se presenta en el entorno.
Para usar eficazmente sistemas de información, es necesario entender la
organización, la administración y la tecnología de información más amplia de
los sistemas y la capacidad de éstos para solucionar los retos y problemas del
entorno.
ORGANIZACIONES
Los sistemas de información forman parte de las organizaciones.
Los elementos claves de una organización son: su personal, la
estructura, los procedimientos.
Las organizaciones formales constan de diferentes niveles y
especialidades, sus estructuras reflejan una división muy clara del trabajo. Se
contratan y capacitan expertos para diversas funciones como:
• Ventas y marketing: cuyo
propósito es vender los productos y servicios de las organizaciones;
• Manufactura: se encarga de producir bienes y servicios.
• Finanzas: su propósito es administrar los activos financieros de las
organizaciones,
• Contabilidad: se encarga de mantener los registros financieros de las
organizaciones y de llevar el registro de flujo fondos;
• Recursos Humanos: su propósito es atraer, desarrollar y mantener la
fuerza laboral de la organización y de mantener los expedientes la
organización.
La organización coordina el trabajo mediante una jerarquía estructurada
y procedimientos operativos estándar formales. La jerarquía acomoda el personal
en una estructura de pirámide en la que la autoridad y responsabilidad aumenta
con la altura.
Los procedimientos operativos estándar (SOP): son reglas formales
desarrolladas para efectuar tareas, las cuales guían a los empleados en la
realización de diferentes procedimientos. La mayor parte de los procedimientos
se formalizan y se ponen por escrito.
Muchos de los SOP se incorporan en los sistemas de información como por
ejemplo la forma de pagar a un proveedor o corregir una factura errónea.
Las organizaciones requieren distintos tipos de habilidades y personas:
los administradores, los trabajadores de conocimientos (ingenieros,
arquitectos) quienes diseñan productos o servicios y crean conocimientos
nuevos; y los trabajadores de datos (secretarios, oficinistas) que se encargan
de procesar el papeleo de la información; los trabajadores de producción o
servicio (maquinistas) quienes producen realmente los bienes de la
organización.
Cada organización tiene una cultura única, es decir, un conjunto
fundamental de supuestos, valores y formas de hacer las cosas. Es posible
encontrar partes de la cultura de la organización en un sistema de información:
sistema de rastreo de paquetes porque la Cía. tiene como prioridad el servicio
al cliente.
Los sistemas de información emergen de perspectivas diversas, conflictos,
sacrificios y acuerdos que son una parte natural de todas las organizaciones.
ADMINISTRACIÓN
Los administradores perciben retos de negocios en el entorno, establecen
la estrategia de la organización para responder a ellos y asignan los recursos
humanos y financieros necesarios para poner en práctica la estrategia y
coordinar el trabajo. Los administradores deben ejercer un liderazgo
responsable. La administración de “hacer comprensibles” las múltiples
situaciones que enfrentan las organizaciones y formular planes de acciones para
resolver sus problemas.
También deben crear nuevos productos y servicios e incluso volver a
crear la organización de vez en cuando.
Una parte sustancial de la administración es la labor creativa impulsada
por conocimientos e información nuevos. La tecnología de la información puede
desempeñar un rol crucial en la redirección y rediseño de una organización.
Las decisiones y los papeles administrativos varían en los distintos
niveles de la organización:
Los administradores del nivel superior: (directivos) toman decisiones
estratégicas de largo plazo relacionadas con los bienes y servicios que se
producirán.
Los administradores de nivel medio: (gerentes) se encargan de poner en
práctica los programas y planes de los directivos.
Los administradores operativos: (supervisores) se encargan de monitorear
las actividades diarias de la Cía. Cada nivel administrativo tiene diferentes
necesidades de información y requisitos en cuanto a sistemas de información.
TECNOLOGÍA
La tecnología de información es una de las muchas herramientas con que
cuentan los administradores para enfrenta el cambio.
El hardware de la computadora es el equipo físico utilizado en un
sistema de información para actividades de entrada, procesamiento y salida, consta
de lo siguiente: la unidad de procesamiento, diversos dispositivos de entrada,
salida y almacenamiento, y medios físicos que vinculan esos dispositivos.
El software de la computadora consiste en las instrucciones detalladas y
preprogramadas que controlan y coordinan los componentes del hardware de la
computadora en un sistema de información.
La tecnología de almacenamiento incluye los medios físicos para
almacenar datos, ejemplo: discos magnéticos u ópticos, cintas magnéticas y
también el software que rige la organización de los datos en esos medios
físicos.
La tecnología de comunicaciones consiste en dispositivos físicos y
software. Enlaza los diversos componentes del hardware y transfiere datos de un
lugar físico a otro.
Una red vincula a dos o más computadoras para compartir datos o recursos
como una impresora.
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